به نام خدا
مقدمه:
نظام پیشنهادها سیستمی است که از طریق آن تمامی کارکنان و ذینفعان سازمان این امکان را می یابند تا با ارائه نظرات، ایده ها و طرح های خود در جهت ارتقا عملکرد سازمان گام بردارند. به بیان دیگر ابزاری مدیریتی بوده که هدف آن به کارگیری هر چه بیشتر و مؤثرتر قدرت تفکر و خلاقیت کارکنان برای تحقق کاملتر اهداف سازمان و مدیریت می باشد. با استفاده از این ابزار، مدیران تلاش می کنند تا برای حل مشکلات جاری سازمان یا ارتقای ظرفیت ها و عملکردشان در ابعاد مختلف مادی و غیر مادی، از نیروی فکر افراد بهره مند شوند.
اهداف:
– فراهم نمودن زمینه مناسب برای بیان اندیشه ها
– ارتقاء آگاهی ها و توانائی های کارکنان
– ارج نهادن به کارکنان و ایجاد امنیت و آرامش شغلی برای آنان در محیط کاری
– هماهنگ و هم جهت شدن هدف های کارکنان با هدف های دستگاه
– بهره گیری از نظرات در راستای بهبود کیفیت خدمات ، ارتقاء بهره وری و کاهش هزینه های جاری
– جلب همکاری و همیاری مراجعین در انجام امور محوله و در نهایت تحقق رضایتمندی آنان
– ارج نهادن به شأن، منزلت و کرامت انسانی کارکنان، از طریق ایجاد زمینه های مشارکت آنان در امور سازمان
– بهره مندی از ایده ها، طرح ها و تفکرات خلاقانه کارکنان و مراجعین از طریق اعمال ساز و کار مشخص و درست در جهت دستیابی به اهداف و بهبود فرایندها؛
– فراهم آوردن زمینه های لازم در جهت بروز استعدادها، خلاقیت ها، توانایی های بالقوه و شکوفایی استعدادهای کارکنان؛
– اشاعه و ترویج فرهنگ مشارکت، همکاری جمعی وکارگروهی در سازمان به منظور حل مشکلات و نهادینه کردن آن؛
– تقویت و افزایش حس مسئولیت پذیری و تعلق سازمانی در کارکنان به منظور حفظ، بقا و رشد روزافزون سازمان؛
– ایجاد رضایتمندی در کلیه ذینفعان از طریق سهیم نمودن آنان در اداره امور سازمان؛
– کارآمدی سازمان از طریق شناخت مشکلات و راه کارهای ارائه شده برای رفع آنها ، در راستای دستیابی به اهداف و سیاستهای کلان سازمان .
تعاریف:
پیشنهاد:هر نوع نظر، فکر و راهکاری که بتواند وضعیت موجود را آسان تر، سریع تر، صحیح تر، ارزان تر، ایمن تر و مطلوب تر کند.
پیشنهاد کمی: اجرای آن سبب افزایش بهره وری، بهبود فضای کار، افزایش رضایت کارکنان و مانند اینها می شود و قابلیت اندازه گیری و محاسبه ریالی دارد.
پیشنهاد کیفی: اجرای آن سبب اجرای مطلوب برنامه اداری، افزایش بهره وری، بهبود فضای کار، صرفه جویی بهینه در منابع، افزایش رضایت مندی کارکنان و مانند اینها می شود و قابلیت اندازه گیری و محاسبه ریالی ندارد.
شرایط عمومی پذیرش پیشنهاد
پیشنهادهای دریافت شده در صورت داشتن شرایط ذیل قابل پذیرش و بررسی می باشد:
- پیشنهاد دادن حق کلیه کارکنان سازمان ( رسمی، پیمانی، قراردادی، شرکتی و …)و سایر کسانی است که به نحوی با سازمان ارتباط دارند(ارباب رجوع و … ) می باشد.
- پیشنهادات باید ترجیحا در حیطه کاری فرد و در جهت بهبود روند انجام کار خود باشد.
- پیشنهاد نباید تکراری باشد.
- پیشنهادات نباید قبلا در سیستم اجرا شده باشد.
- پیشنهاد می تواند به صورت فردی و یا گروهی ارائه گردد و در تعداد اعضای پیشنهاد دهنده محدودیتی وجود ندارد ولی درصد مشارکت نیز جهت امتیاز دهی باید معین گردد.
- حاوی راه حل یا شیوه مشخصی برای ایجاد تغییر در وضعیت موجود در بخش مورد نظر باشد.
- پیشنهاد باید توجیه فنی ، اقتصادی ، کاربردی و یا کیفی داشته باشد.
- پیشنهاد نباید مغایر با سیاست‌ها، قوانین و مقررات سازمان باشد.
- پیشنهاد در قالب کار کارشناسی و یا پروژه تحقیقاتی قبلا اجرا و یا تصویب نشده باشد.
- پیشنهاد باید خوانا بوده و مفهوم آن کاملاً واضح و روشن باشد.
- پیشنهاد از کارهای کارشناسی ارجاع شده در قالب وظایف سازمانی نباشد.
- پیشنهاد باید معطوف به تأمین منافع و اهداف سازمانی باشد که اجرای آن به ارتقای عملکرد سازمان منجر شود.
- پیشنهاد می تواند تکمیل کننده پیشنهادهای قبلی باشد .
- پیشنهاد باید قابلیت اجرایی داشته و آرمانی نباشد
- پیشنهاد باید روشن و واضح بوده و گنگ، مبهم و نارسا نباشد.
- پیشنهاد نباید جزء مأموریت سازمانی و شرح وظایف پیشنهاددهنده باشد و پیشنهاددهنده نمی تواند به بهانه ارائه پیشنهاد، انجام وظایف سازمانی خود را متوقف نماید.
- پیشنهاد نباید حاوی دعاوی شخصی افراد باشد.